Tips för bra möten

Vår guide till hybridmöten

Hybridmöten, alltså möten där några finns på plats i en lokal medan andra ansluter digitalt, är de flesta överens om är här för att stanna.

Men digitala möten skiljer sig från det fysiska mötet på många sätt. Så hur gör man? Var ska man börja? Och hur får man de som är uppkopplade att känna sig lika inkluderade och engagerade som de som finns på plats i rummet? Allt detta ställer högre krav på dig som mötesledare än på möten där alla deltar på lika villkor.
Till din hjälp har vi tagit fram en praktisk och överskådlig guide till hur du planerar och genomför hybridmöten.

Perfekt att ladda ner, skriva ut och sätta upp på kontoret eller i mötesrummet. Klicka här för pdf. 

Så leder du ett promenadmöte

Promenadmöten, eller Walk & Talk på engelska, har seglat upp som ett populärt mötesalternativ för många företag och organisationer. Forskning visar att vi människor tänker mer kreativt när vi rör på oss. En god sammanställning över det mesta du behöver känna till hittar du här.

Checklista för mötesbokare

Är du mötesbokare och längtar efter att få samla kollegorna? Här bjuder vi på fem tips inför nästa möte!

Lokalen
✓ Önskar ni dela upp mötet i flera mindre lokaler så fråga gärna oss om vilka möjligheter vi har.
✓ Vid önskemål kan vi möblera glesare mellan bord och stolar för att enklare kunna hålla avstånd.

Teknik
✓ Behöver ni ha möjlighet till hybridmöte där några deltagare kan deltaga digitalt via länk?
✓ Har ni önskemål om speciella tekniska lösningar? Ta gärna med det redan i din förfrågan.

Transport
✓ Behöver ni arrangera egen transport, t.ex. buss till eller från anläggningen så att deltagarna inte behöver åka kommunalt? I vissa fall kan vi ordna även detta.

Eget ansvar
✓ Till sist, men absolut inte minst, glöm inte att påminna deltagarna om sitt eget ansvar att tvätta händerna, hålla avståndet och stanna hemma om de är sjuka.

Tips för en lyckad kick off

Här bjuder vi på våra bästa tips på hur du fixar en lyckad och minnesvärd kick off.

På kick offen sätter du tonen för hur samarbetet i ett företag, arbetsteam eller projektgrupp, ska fungera framåt. Lägg därför tid på att noga tänka igenom vad du vill få ut av tiden tillsammans och bygg upplägg och innehåll därefter. Kanske syftet är en omstart efter pandemin och att tillföra ny energi till arbetsgruppen genom att vara kreativa och uppleva saker tillsammans? Om deltagarna redan känner varandra väl, kanske fokus blir att bygga på lagkänslan genom gemensamma aktiviteter.

Om det är ett nytt projekt som ska startas upp med en grupp som inte redan känner varandra, kanske du behöver fokusera på aktiviteter och uppgifter som gör att deltagarna får lära känna varandra och sätta riktlinjerna för samarbetet framåt.

1. Ha ett tydligt syfte och mål. Tänk igenom noga innan vad slutresultatet ska bli och planera upplägg och innehåll därefter. Kommunicera syftet tydligt till deltagarna så att alla vet vad som gäller.
2. Välj platsen, miljön och inramningen med omsorg. Platsen är viktig då den sätter tonen och stämningen för kick offen. Det blir en annan stämning om man sitter i saccosäckar, ligger i hängmattor eller runt en lägereld utomhus eller möts i ett stort bollhav, istället för i ett traditionellt mötesrum. Miljöombyte främjar kreativitet och att komma bort från kontoret gör att man slappnar av och fokuserar på nuet.
3. Involvera och engagera deltagarna. Envägskommunikation i form av en lång powerpointpresentation av chefen gör ingen glad. Engagera deltagarna istället, exempelvis genom att ge dem en uppgift att förbereda inför kick offen.
4. Välj aktiviteter noga. Välj aktiviteter som speglar ditt syfte och mål. Är syftet att lära känna varandra, fundera på någon typ av samarbetsövning, exempelvis att laga mat tillsammans. Och ordna inte en halvdag med bergsklättring om det finns personer i gruppen som har fysiska begränsningar eller funktionshinder. Välj heller inte ett quiz om svenska schlagers under middagen, om någon av medarbetarna inte växt upp i Sverige.
5. Följ upp! Glöm inte att följa upp – vad var bra och vad kan vi göra bättre nästa gång?